O momento da troca de uma gestão condominial requer muita atenção por parte do novo síndico empossado e pelo ex-síndico. Dentre as várias responsabilidades do gestor está a transição de documentos e patrimônio físico de sua gestão, que deve ser protocolada junto ao novo síndico.

Aguarda patrimonial e entrega de documentos ao sucessor representam, além de uma obrigação do antigo síndico, a preservação da história administrativa, contábil e fiscal do condomínio, visando a continuidade da gestão.

TRANSPARÊNCIA – Dentre os documentos necessários para uma transição transparente o antigo gestor deve entregar principalmente o seguinte: Convenção do condomínio, regimento interno, plantas, chaves do prédio, apólice de seguro, pastas de prestações de contas, contratos com fornecedores, livros e relação de inventário patrimonial.

Como o síndico de acordo com o código civil responde pelos danos causados ao condomínio (com ou sem dolo) e, em tese, quando se assume uma responsabilidade de gerir administrativa e financeiramente bens de terceiros, por si só entende-se estar intrínseca toda legislação pertinente à função, sendo qualquer ato vedado por Lei cometido por imperícia, negligencia ou omissão, consequentemente  passivo de ressarcimento ou penalidade.

PREJUÍZO – Diante deste quadro de encargos inerentes a função do síndico, vislumbramos a retenção de documentos, caso recorrente nos condomínios. Tal atitude traz inúmeras repercussões em caso de retenção, pois além de prejudicar a continuidade da rotina do condomínio, pode gerar ainda danos financeiros pela falta de dados necessários, por exemplo, a elaboração de uma folha de pagamento ou até na geração de boletos e pagamentos de impostos.

Alguns síndicos se apegam tanto ao cargo que se sentem “donos” da documentação. Acreditam sinceramente que podem retê-las ou até não entregá-las simplesmente porque perderam uma eleição ou, ainda, porque o síndico eleito sempre foi seu crítico ou adversário no prédio e, em muitos casos, apenas por implicância.

CRIME – Acontece que muitos síndicos não sabem ou não mensuram o risco que correm nesta tomada de decisão, pois a simples retenção de quaisquer documentos ou pertences do condomínio já se caracteriza como crime de apropriação indébita prevista no código penal.

A inteligência do artigo 168 do CP, em verbis diz: “Apropriar-se de coisa alheia móvel, de que tem a posse ou a detenção: Pena – reclusão, de um a quatro anos, e multa.”. Mais grave ainda se a retenção acontecer conforme cita o parágrafo 1º inciso II e III na qualidade de tutor, curador, síndico, liquidatário, inventariante, testamenteiro ou depositário judicial ou em razão de ofício, emprego ou profissão.

O motivo principal para que o sindico não retenha qualquer pertence ou documento do condomínio, reside na fundamentação jurídica de que aquilo pelo qual se apropria momentaneamente, não pertence a ele  – síndico – , mas sim ao condomínio, ou seja, a todos condôminos, sendo este o fato mais relevante que não justifica qualquer tipo de atitude que objetive a retenção patrimonial ou documental.

BUSCA E APREENSÃO – Ademais no âmbito civil pode ainda o novo síndico ajuizar ação de busca e apreensão de documentos, causando além de prejuízos financeiros ao retentor da documentação cobrar ainda todos os danos causados em virtude da pretensa retenção.

Em suma, o melhor e mais saudável caminho, é proporcionar uma transição tranquila e transparente deixando todas as diferenças de lado, primando pela continuidade da gestão de forma a não prejudicar a rotina financeira e administrativa do condomínio, com pensamento voltado sempre de que o patrimônio é de todos, e os eventuais prejuízos serão repartidos certamente na forma da Lei.